一次成功的大型會(huì )展活動(dòng)要辦得好，辦得出色，有很多的因素：主辦方精心策劃，承辦者的到位安排，場(chǎng)地的選擇，宣傳推廣等。新聞媒體對于會(huì )展的報道不能僅現于報道新聞，而是能夠通過(guò)策劃出新聞，出亮點(diǎn)，使新聞媒介真正扮演好信息傳播者的角色。杭州世界休閑博覽會(huì )在籌劃過(guò)程中就看中了這點(diǎn)，聯(lián)合了杭州日報、都市快報、每日商報等媒體，對博覽會(huì )進(jìn)行全方位策劃與報道。
　　新聞媒體對于一個(gè)國際性大型會(huì )展的策劃報道，包括會(huì )展前的各方準備工作，會(huì )展中的動(dòng)態(tài)新聞，會(huì )展后的總結階段等。如何讓新聞媒體的這些策劃報道從理論上成為一種共性的東西，正是本文需要重點(diǎn)探討的問(wèn)題。

　　營(yíng)造氛圍——會(huì )展前的新聞策劃與報道

　　會(huì )展的前期策劃安排往往需要很長(cháng)的一段時(shí)間，這主要看會(huì )展的大小程度。以2006年杭州世界休閑博覽會(huì )為例，會(huì )前新聞報道主要集中在以下幾點(diǎn)：

　　1.報道會(huì )展動(dòng)態(tài)信息，營(yíng)造整個(gè)氣氛。要報道一場(chǎng)國際性大型會(huì )展，營(yíng)造氛圍至關(guān)重要。在會(huì )展還沒(méi)有開(kāi)始時(shí)，新聞媒體及時(shí)地跟進(jìn)會(huì )展籌備情況，對它的動(dòng)態(tài)信息隨時(shí)報道可以讓人們短時(shí)間內了解此次會(huì )展的大致進(jìn)展情況。通過(guò)報道一些會(huì )展主辦方、承辦方等的準備工作，來(lái)烘托氛圍，將人們的眼球逐漸吸引到這個(gè)會(huì )展中來(lái)。

　　2004年12月23日的每日商報便以《這就是2006休博會(huì )》為題，提前一年多開(kāi)始烘托氣氛，力求將“休博會(huì )”這個(gè)嶄新的字眼帶入杭城人們的心中。文中，以座談會(huì )上宋城集團董事長(cháng)助理楊軼清所說(shuō)的一句話(huà)，“休博會(huì )是一扇窗，是一道門(mén)，一條路”為開(kāi)頭，休博會(huì )執委會(huì )副主任介紹了2006年杭州世界休閑博覽會(huì )準備的情況，參加座談會(huì )的各方面專(zhuān)家也暢所欲言，各自對休博會(huì )提出了很多建議和意見(jiàn)。這個(gè)事件只是休博會(huì )開(kāi)始前舉行的一個(gè)座談會(huì )，屬于會(huì )展準備工作的一個(gè)常規的動(dòng)態(tài)信息。媒體報道的目的是營(yíng)造一個(gè)良好的輿論氛圍。

　　2.提供有關(guān)會(huì )展的全方位服務(wù)信息，越全面越好。通過(guò)對會(huì )展動(dòng)態(tài)信息的不間斷的報道，人們的視線(xiàn)漸漸開(kāi)始關(guān)注起此次會(huì )展。于是，新聞媒體及時(shí)地為人們提供關(guān)于參加會(huì )展的服務(wù)信息，如當天參加會(huì )展的交通出行線(xiàn)路信息、會(huì )展門(mén)票銷(xiāo)售情況、會(huì )展的歷史背景、參加會(huì )展該注意的地方等等，這些都是人們在關(guān)注一個(gè)大型會(huì )展之后非常希望得到的信息。

　　如果會(huì )展舉辦的地點(diǎn)是一個(gè)新的場(chǎng)館，那么交通信息就顯得更加重要。2006年那屆杭州休博會(huì )舉辦地就是一個(gè)新建的休博園，而且遠離市區。杭州日報在休博會(huì )開(kāi)幕式前兩天就推出了關(guān)于交通出行的報道。他們采用直接明了的新聞標題《休博會(huì )開(kāi)幕當天出行有講究》，詳細介紹了休博會(huì )開(kāi)幕當天市區開(kāi)設的休博專(zhuān)線(xiàn)途徑路線(xiàn)。文章采用的是建議式的口吻，以一個(gè)“專(zhuān)家”的身份讓關(guān)注這個(gè)信息的人們倍感親切。

　　3.預告會(huì )展的亮點(diǎn)所在，力在求新。任何一個(gè)有亮點(diǎn)的新聞都是會(huì )吸引人的，會(huì )展報道也不例外。在做足會(huì )展服務(wù)信息報道的同時(shí)，報道會(huì )展的亮點(diǎn)才更能夠抓住那些潛在與會(huì )者。很多人原本沒(méi)有關(guān)注這個(gè)會(huì )展，很多時(shí)候是因為一則亮點(diǎn)十足的新聞報道才吸引了他們對這個(gè)會(huì )展的關(guān)注。

　　浙江在線(xiàn)新聞網(wǎng)站在休博會(huì )開(kāi)幕前有一篇新聞報道，是一個(gè)分會(huì )場(chǎng)活動(dòng)的預告，而且是挑選其中的新鮮節目重點(diǎn)預告，在題目上用了“亮點(diǎn)揭密”這樣充滿(mǎn)懸疑的字眼，讓人們能夠順著(zhù)這幾個(gè)字，充滿(mǎn)興趣地去探究“謎底”。

　　4.開(kāi)設會(huì )展專(zhuān)版、專(zhuān)欄，將會(huì )展“預展”。杭州電視臺生活頻道播出的《休閑2006》便是一檔專(zhuān)門(mén)為休博會(huì )特別開(kāi)播的電視節目。這是一檔為愛(ài)休閑、會(huì )休閑的觀(guān)眾量身定做的特色大餐。在30分鐘時(shí)間里，主持人以俊男美女的方式組合亮相，以脫口秀的形式調侃出最快、最新的熱門(mén)休閑資訊，讓觀(guān)眾在輕松愉快的環(huán)境中第一時(shí)間掌握休閑動(dòng)態(tài)。通過(guò)這樣的節目，讓人們漸漸了解和接受休閑杭州這個(gè)概念，在休博會(huì )到來(lái)的時(shí)候能夠真正融入其中。

　　電視媒體開(kāi)設休博專(zhuān)欄，平面媒體也可以通過(guò)專(zhuān)版的形式對會(huì )展進(jìn)行會(huì )前“預展”，它的效果也許會(huì )來(lái)得更為直觀(guān)。同時(shí)報紙版面設計應該具有較強的視覺(jué)性，圖文并茂，增強沖擊力。

　　大力造勢——會(huì )展中的新聞策劃與報道

　　大型會(huì )展一旦開(kāi)幕，關(guān)于這個(gè)會(huì )展的各方面信息就像暴風(fēng)雨一樣勢不可擋地涌現。此時(shí)就需要新聞媒體加強策劃，充分發(fā)揮新聞策劃的作用。

　　會(huì )展當中的新聞策劃與會(huì )展前的營(yíng)造氛圍既有著(zhù)相同之處，也有著(zhù)很大不同點(diǎn)?？梢哉f(shuō)它們是相互聯(lián)系又相互區別。會(huì )展中的新聞策劃與報道是會(huì )展前的策劃與報道的發(fā)展，它們是層層遞進(jìn)深入的關(guān)系。

　　營(yíng)造聲勢，吸引更廣泛的人來(lái)參與會(huì )展，媒介的策劃與報道是最好的捷徑。對于會(huì )展當中的新聞策劃與報道須注意幾點(diǎn)：

　　會(huì )展動(dòng)態(tài)信息依舊不可缺少；

　　挖掘會(huì )展中的亮點(diǎn)新聞，報道力度有所區別；

　　既要有現象式報道，更要注重深度報道；

　　及時(shí)提供服務(wù)信息，《玩轉休博會(huì )花費算算看》、《煙花大會(huì )交通出行看仔細》等報道在給人們傳達必要信息的同時(shí)還給人們做了出行向導。

　　與會(huì )展前的報道不同的是，會(huì )展當中的服務(wù)信息應該更加全面與周到，它應該是涵蓋更加廣泛的服務(wù)范疇，除交通信息外，還可以涉及到天氣信息、參與會(huì )展的花費信息等等。而且也要做到及時(shí)，隨著(zhù)會(huì )展的進(jìn)展的程度適當地調整。

　　在會(huì )展期間，新聞媒體開(kāi)展一些與會(huì )展有關(guān)的讀者互動(dòng)活動(dòng)，將大大提高會(huì )展在人們心中的關(guān)注度。在2006年杭州世界休閑博覽會(huì )中，就推出了大量的互動(dòng)活動(dòng)。杭州日報推出了“看看休博會(huì )，月月免費游”的活動(dòng)；錢(qián)江晚報則有一篇互動(dòng)性很強的休博會(huì )報道《七嘴八舌說(shuō)休博》；浙江在線(xiàn)新聞網(wǎng)站還推出了“閉幕式搶票游戲”……這樣的互動(dòng)大大增強了休博會(huì )在廣大讀者心目中的關(guān)注度，讓更多的人參與其中。

　　之前談到的一些策劃都是零散的，對于大型會(huì )展的新聞報道還需要整體性。在會(huì )展舉行過(guò)程當中，媒體可以開(kāi)設專(zhuān)門(mén)的版塊，每天不定頻率地報道會(huì )展的信息，將會(huì )展的信息進(jìn)行整合，轟炸式地展現在讀者面前。此階段的新聞報道應該是整個(gè)會(huì )展報道的最高潮階段，從時(shí)間上、空間上全方位地進(jìn)行采訪(fǎng)報道，將會(huì )展整個(gè)氛圍推向高潮。